Comment créer une liste déroulante Excel?

Le classeur Excel permet de classer des données de façon ordonnée et précise. De plus, cela facilite la vie. Cependant, lorsqu’on a une liste interminable de données, cela s’avère un peu compliqué au niveau de la gestion du temps. Dans cette revue, nous vous montrerons comment créer une liste déroulante sur Excel pour accélérer le travail.

Pourquoi avoir besoin d’une liste déroulante sur Excel ? 

Une liste déroulante permet de se faciliter la vie. Prenons quelques cas concrets. Vous êtes un RH et vous devez gérer une liste de candidat qui a répondu à une offre d’emploi de transporteur. Parmi ces candidats, vous devez voir lequel a eu son permis de conduire. Pour ce faire, vous devez dresser une liste sur Excel. Pour sélectionner le meilleur candidat, vous devez les classer.

Votre classeur Excel doit contenir 3 colonnes. La première affiche le nom du candidat. Le deuxième mentionne son prénom. La troisième affiche s’il a le permis ou non. La troisième option est en formation. Si vous avez plus de 50 candidats, vous allez encoder dans la section permis OUI, NON ou EN FORMATION. Vous perdrez énormément de temps.

Comment créer une liste déroulante sur Excel ? 

Il existe 2 façons de créer une liste déroulante sur Excel. Prenons l’exemple de l’offre d’emploi de transporteur. Prenez le premier candidat de votre liste et cliquez sur la section permis de conduire. Allez sur l’onglet Données. Cliquez sur Validation des données. Cliquez à nouveau sur Validation des données. Vous verrez une petite boîte de dialogue avec une liste de ce que vous autorisez. Cliquez sur Liste. Vérifiez si la case Liste déroulante dans la cellule est bien cochée.

Vous devez dire à votre ordinateur ce que la liste doit contenir. Allez sur Sources et inscrivez les 3 possibilités séparées par un point-virgule. Cela donnera OUI ; NON ; EN FORMATION. Cliquez sur OK. Sur la cellule, cliquez sur le petit bouton voyant et votre liste déroulante s’affiche. Vous pouvez également cliquer sur cette dernière et utiliser le système de copie pour aller plus vite.

La deuxième manière de créer une liste déroulante consiste à écrire à l’avance les différentes possibilités sur plusieurs cellules. Prenons l’exemple d’un petit sondage sur le continent idéal pour passer les vacances. Comme dans le premier cas, vous allez ouvrir le classeur Excel avec 3 colonnes. Sélectionnez toutes les cellules dans la section Destination. Allez sur l’onglet Données. Cliquez sur Validation des données. Cliquez encore sur Validation des données. Autorisez Liste. Dans la rubrique Sources, cliquez sur le pictogramme de recherche. Sélectionnez vos différentes possibilités. Cliquez à nouveau sur le pictogramme pour valider. Cliquez sur OK.

Qu’est-ce qu’une liste déroulante dynamique ?

La liste déroulante est une liste capable d’évoluer en fonction des données insérées dans cette dernière. Par exemple, si des données sont insérées à la source, la liste déroulante s’adapte à votre tableau. Besoin d’effacer l’historique de Google?

Comment créer la liste déroulante dynamique sur Excel ?

L’opération est facile. En revanche, soyez attentif. Vous allez dresser une liste de choix de pays pour un ensemble de personnes. Cet exercice s’effectue de deux manières différentes. La première consiste à utiliser une plage nommée. La deuxième méthode vise à exploiter un objet tableau. Sur votre classeur Excel, vous allez créer une feuille intitulée Personne et un autre Pays.

Sur la première feuille, dressez 3 colonnes. Inscrivez le nom des personnes sur la première, son nom sur la deuxième et le pays. La deuxième feuille contient la liste des pays. Sélectionnez l’ensemble des pays. Cliquez sur l’onglet Formules. Allez sur définir un nom et insérez sur le Nom « Liste pays ». Cliquez sur OK. Revenez sur la feuille Personne et sélectionnez la colonne Pays. Allez dans l’onglet Données. Cliquez su Validation des données. Autorisez une liste. Dans Sources, insérez=ListePays. Validez par OK. Ajoutez un pays dans la deuxième feuille.

Afin de vérifier que ce pays est ajouté automatiquement dans votre liste dynamique, allez sur l’onglet formules et cliquez sur Gestionnaire des noms. Cliquez sur Liste Pays. Si votre liste met une cellule en plus, Excel l’a augmenté automatiquement. Toutefois, si vous ajoutez un pays en haut ou en bas de votre liste déroulante, Excel ne l’identifie pas. Vous devez l’éditer manuellement.

Pour résoudre ce problème, vous pouvez éditer votre liste déroulante à l’aide de l’objet tableau. Revenez au tableau initial. Utilisez un Tableau pour la liste des pays. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet Insertion, puis Tableau. Sur Nom du tableau, insérez son nom tabPays et validez avec Entrée. Faites le même procédé pour la feuille Personne. Sélectionnez la colonne Pays et cliquez sur l’onglet Données. Cliquez sur Validation des données. Autorisez Liste. Dans la section Sources, encodez la syntaxe =INDIRECT (« tabPays [Pays] »).